Eine GmbH in Deutschland führen: Buchhaltung, Kosten und Bürokratie
Ich betreibe Stagetimer, ein gebootstrapptes SaaS, als kleine deutsche GmbH. Hier steht, was das nach der Gründung bedeutet: das Buchhaltungs-Setup, die steuerlichen Pflichten von monatlich bis jährlich, die Gebühren und die Bürokratie drumherum. Wie die Gründung selbst lief, steht in Vom Einzelunternehmen zur GmbH.
#Buchhaltungs-Setup
Buchhaltung: Lexware Office (Empfehlungslink). Ich habe es schon für das Einzelunternehmen genutzt. Für die GmbH habe ich einen neuen Account angelegt und 111 Rechnungen von Januar bis April rübergezogen.
Alles Steuerliche (Umsatzsteuervoranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen) läuft darüber. Ich habe den größten Tarif genommen, weil er API-Zugang hat, und ihn an meinen KI-Agenten angebunden.
Lohnabrechnung: das Zusatzmodul Lexware Lohn & Gehalt, im selben Tool.
Steuerberater: macht den Jahresabschluss und die Eröffnungsbilanz. Alles andere mache ich selbst.
Einen Steuerberater finden. Das eigentliche Hindernis für Gründer in Deutschland. Viele Steuerberater nehmen keine kleinen Neukunden an. Du brauchst aber einen, bevor du deinen ersten Euro verdienst. Frag andere Gründer nach Empfehlungen und fang früh mit der Suche an. Bei einer GmbH geht es nicht ohne.
Bank: Qonto (Empfehlungslink).
Zahlungen: Paddle als Merchant of Record für alle Self-Service-Abos, wie ich in Geld einnehmen, ohne versehentlich einen Steuerprüfer heraufzubeschwören beschrieben habe. Für Enterprise-Rechnungen bin ich auf Stripe Invoicing umgestiegen. Lexware kann keine lokalisierten Zahlenformate, keine anderen Währungen als EUR und keinen Zahlungslink für Kartenzahlung. Die Buchhaltung läuft trotzdem über Lexware.
#Wiederkehrende Pflichten
Monatlich: Umsatzsteuervoranmeldung, Lohnsteueranmeldung, Lohnabrechnung.
Quartalsweise: Zusammenfassende Meldung (für B2B-Kunden in der EU), Körperschaftsteuervorauszahlung (Finanzamt), Gewerbesteuervorauszahlung (Stadt).
Jährlich: Jahresabschluss und dessen Offenlegung im Unternehmensregister, Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung, der Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft, der IHK-Beitrag, die Gebühr fürs Transparenzregister und 7 Jahre lang der Nachweis nach §22 UmwStG, dass mir die Anteile noch gehören.
#Laufende Kosten
Pro Jahr, ohne die Steuern selbst:
| Posten | Pro Jahr |
|---|---|
| Steuerberater (Jahresabschluss, Steuererklärungen) | 2.500 €+ |
| Lexware Office XL (32,90 € pro Monat, netto) | 394,80 € |
| Lexware Office Zusatzmodul Lohn & Gehalt (12,90 € pro Monat, netto) | 154,80 € |
| Qonto Geschäftskonto (23 € pro Monat) | 276 € |
| Rundfunkbeitrag: Stufe 1 (36,72 € pro Quartal) | 146,88 € |
| IHK-Beitrag (vorläufig) | 114 € |
| Transparenzregister | 19,80 € |
| Unternehmensregister: Offenlegung des Jahresabschlusses (Schätzung eines Drittanbieters) | ~50 € |
| Berufsgenossenschaft | Nach Lohnsumme, Abrechnung nach Jahresende |
| Kranken- und Pflegeversicherung (selbst bezahlt; Pflicht; Höchstbeitrag) | ~14.300 € |
Zum Vergleich: Mein vorheriger Steuerberater hat für das Einzelunternehmen etwa 3.000 € netto pro Jahr berechnet (EÜR plus Einkommensteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung). Steuerberatergebühren richten sich nach einer gesetzlichen Gebührenordnung (StBVV) und steigen mit Gewinn und Umsatz.
IHK-Beitrag. Jede GmbH ist Pflichtmitglied ihrer Industrie- und Handelskammer. Meine hat mir einen vorläufigen Beitragsbescheid über 114 € für 2026 geschickt. Die endgültige Rechnung kommt, sobald der Gewinn feststeht. Die IHK hat die GmbH über das Handelsregister gefunden, noch bevor das Gewerbeamt meine Gewerbeanmeldung bearbeitet hat.
Rundfunkbeitrag. Er fällt pro Wohnung und pro Betriebsstätte an. Die Firma zahlt also getrennt von meinem privaten Haushalt. Der Beitragsservice zählt bei mir außerdem den Firmenwagen mit. Meines Wissens sollte der nichts extra kosten. Ich habe eine Korrektur beantragt. Die Antwort steht noch aus.
Krankenversicherung. Als beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer meiner eigenen GmbH gelte ich in der Sozialversicherung als selbstständig, also zahle ich meine Krankenversicherung zu 100 % selbst. Ich bin gesetzlich versichert. Dort zahle ich einen Prozentsatz vom Einkommen bis zur Beitragsbemessungsgrenze (2026: 5.812,50 € pro Monat).
Ich zahle den Höchstbeitrag: etwa 17 % für die Kranken- und 3,6 % für die Pflegeversicherung, rund 1.190 € pro Monat. Auch wer wenig verdient, zahlt ein paar hundert Euro im Monat. Die gesetzliche Versicherung setzt bei Selbstständigen ein Mindesteinkommen an.
Die private Versicherung wirkt günstiger, solange man jung und single ist. Mit Familie und Alter wird sie teuer. Zurückwechseln ist schwer.